Introduction
La réunion de préparation de chantier est une étape cruciale permettant de mener à bien l’exécution d’un projet. Cette réunion doit s’organiser une fois que les aides et prêts aidés sont validés afin de définir la date de démarrage de travaux et organiser l’exécution des ouvrages en général.
Tous les intervenants doivent être conviés à cette réunion permettant ainsi de recueillir un maximum d’informations sur les ouvrages exécutés, la durée des tâches et les conditions de réalisation des travaux.
Il est important que les artisans se rencontrent entre eux, que chacun comprenne les contraintes d’exécution des travaux des autre et que les interfaces entre artisans puissent être anticipées.
Enfin, la réunion de préparation de chantier est un moment solennel où chaque entreprise s’engage sur un planning de travaux et un bon déroulement de chantier.
1. Présentation du template
Ce template, téléchargeable gratuitement ici, est une trame de compte rendu de réunion qui une fois renseignée pourra être communiquée à tous les intervenants du chantier. Il a pour vocation de mettre en commun les renseignements de toutes des entreprises, de restituer l’organisation des travaux étape par étape et d’identifier les interfaces entre entreprises qu’il convient d’anticiper.
2. Guide pas à pas
Section 1 – renseignements généraux: Renseigner l’adresse du chantier, la date de réunion et la date et horaires de la prochaine réunion de chantier.ordonnées, et présence ou non à la réunion.
Section 2 – identification des intervenants: Renseigner les informations concernant tous les intervenants (nom des entreprises, nom et prénom des responsables, coordonnées de contact). Renseigner leur présence ou absence à la réunion et si ils sont convié à la réunion de chantier prochaine.
Section 3 – Planning : L’objectif du planning est rendre lisible les interventions de chaque artisans dans un ordre chronologique. On identifie trois sections liées, le « quoi, qui, quand ».
Section 4 – Interfaces entre entreprises : Cette section à pour objectif d’identifier les travaux qui se réalisent « en interface ». C’est à dire des travaux qui sont co-dépendant ou réalisés en simultané.
3. Conseils et astuces
Conseils pour maximiser l’efficacité du template: Le contenu du compte rendu doit être synthétique et efficace afin qu’il puisse être lu et compris en quelques minutes à peine. Les artisans manquent souvent de temps et ont besoin d’avoir des informations précises et concises pour s’organiser. Si le compte rendu est trop long ou trop chargé, il ne sera tout simplement pas lu.
Erreurs courantes à éviter: Le compte rendu doit être la restitution de décisions communes et des engagements pris par tous. Éviter d’en faire un outil de décision unilatéral, sinon il ne sera tout simplement pas pris en compte.
Conclusion
En résumé, ce template permet de retranscrire de façon concise les informations dont chaque intervenant à besoin pour démarrer son chantier, les prises de décision et arrangements nécessaires entre entreprises pour que le chantier se déroule dans les meilleures conditions. C’est un outil indispensable permettant de formaliser de façon solennelle le démarrage des travaux.
Appropriez-vous du template et enrichissez-le de pièces jointes comme des photos de chantier, de croquis réalisés en cours de réunions, de plans annotés. L’objectif du compte rendu est la retranscription des informations importantes évoquées en réunion.
Laisser nous vos commentaires sur l’usage du template
Partagez votre expérience de réunion de préparation travaux et faites-nous part de l’usage de ce template. Nous pourrons alors le faire évoluer afin qu’il soit le plus adapté aux prochains utilisateurs.
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